Dans un article paru dans HBR , Dane Jensen donne des recommandations pour bien gérer le temps dans l’entreprise.
Réduire le volume des tâches pour maitriser le temps dans l’entreprise
Dès qu’un accord est en place, il commence à créer une pression pour le respecter. Si nous devons rompre ou renégocier l’accord, nous ajoutons le stress supplémentaire d’une conversation difficile et la culpabilité de laisser tomber quelqu’un. Pour réduire la pression liée au volume des tâches, fixez les limites dès le départ afin de ne pas être obligé de renégocier plus tard. La façon dont vous fixez la limite dépend de la nature de votre pile de tâches, selon qu’il s’agit de tâches qui vous sont confiées ou de tâches que vous choisissez d’assumer.
Pour les tâches qui vous sont confiées, pensez en termes de priorités et non de temps. Lorsqu’un supérieur vous demande de faire quelque chose, répondre par «Je n’ai pas le temps pour cela» peut sembler trop abrupt. Pour les tâches que vous envisagez d’ajouter vous-même, bloquez d’abord le calendrier. Fusionnez votre calendrier et votre liste de tâches en bloquant du temps sur votre calendrier pour chacune de vos tâches.
En ayant une vue complète des engagements que vous avez pris, vous pouvez voir votre capacité réelle avant d’accepter d’en prendre davantage.
Remplacer les décisions par des principes pour maitriser le temps dans l’entreprise
La surcharge cognitive augmente la probabilité que vous fassiez des erreurs et contribue de manière significative au sentiment d’être dépassé par les événements. Vous pouvez commencer à réduire votre charge cognitive en remplaçant les décisions par des principes absolus. Les décisions disparaissent. Tim Ferriss, auteur et podcasteur à succès, appelle cela «trouver la décision unique qui supprime 100 décisions».
Pour Ferriss, cela signifiait établir un principe consistant à ne lire aucun livre nouvellement publié en 2020. Après des années à être submergé par des auteurs enthousiastes et leurs publicistes qui lui demandaient de lire, de critiquer ou de présenter des dizaines de livres nouveaux ou à venir par semaine, ce principe général l’a libéré de centaines de décisions livre par livre. Jon Mackey, directeur général des opérations canadiennes de la société de recrutement de cadres Heidrick & Struggles, a instauré le principe de ne pas avoir de réunion le vendredi. Après avoir échoué à protéger le temps pour un travail approfondi par des décisions individuelles sur les réunions à accepter ou à refuser, il a créé un jour par semaine où il peut se concentrer.
Les distractions nous empêchent d’accomplir nos tâches et de prendre nos décisions les plus importantes. Les distractions contribuent de manière particulièrement corrosive au sentiment d’accablement, car elles nous empêchent de sentir que nous progressons contre les sources de la pression. Lorsque vous essayez de faire preuve de volonté pour vous débarrasser de distractions telles que les médias sociaux, vous vous opposez à une armée des plus grands esprits de notre génération. L’ancienne PDG de Deloitte, Cathy Engelbert, a éliminé la programmation de réunions consécutives.
Cette pause rapide lui permettait de ne pas être distraite à la fin des réunions par ce qui allait suivre ou par le report de la réunion précédente sur la réunion en cours. Dans tous ces cas, la solution n’est pas de devenir plus efficace pour faire face à plus de tâches, plus de décisions et plus de distractions. Réduisez le nombre de tâches que vous assumez, remplacez les décisions par des principes et mettez en place une structure pour éliminer les distractions.
Rédaction Pauline THIEL BTS SAM, révision Jérôme TURQUEY