Lean management : définition de 5 piliers d’efficacité

Lean management : définition de 5 piliers par excellence-opérationnelle.tv pour la Lean Healthcare transformation Conference ^[1].

Si vous êtes manager et que la performance est votre fer de lance, vous actionnez probablement déjà plusieurs leviers pour tendre vers l’excellence

Pour vous aider à aller encore plus loin, faisons un rapide tour d’horizon des cinq piliers qui caractérise un « manager lean ».

Maîtriser le territoire

Pour commencer vous devez maîtriser votre territoire.

Maîtriser votre territoire, c’est connaître les limites de votre zone de travail mais c’est également identifier vos ressources.

Maîtriser votre territoire, c’est également en faire une zone propre bien rangée et sécurisé pour vous permettre avec vos équipes de déceler immédiatement la moindre anomalie. Cette mise en ordre de votre espace de travail sera également l’occasion de donner du sens à ce qui est visible et à redonner de la visibilité à ce qui est important.

La clé du succès pour ce premier pilier est de de mettre en application le 5 S et de pratiquer régulièrement des visites terrain pour être en prise directe avec les problématiques de vos collaborateurs.

Définir et aligner la contribution de votre équipe à la performance

Une fois que vous maîtrisez votre terrain vous pouvez aborder le deuxième axe du manager lean. Cela consiste à définir et aligner la contribution de votre équipe à la performance de l’entreprise.

Ce pilier est essentiel il donne du sens à toutes vos actions et celles de vos collaborateurs.

Pour ce faire, vous allez commencer par identifier vos clients et ce qu’ils attendent de vous : vous pourrez alors définir des indicateurs de performance pour mesurer les facteurs de satisfaction de vos clients à partir de vos principaux indicateurs. Il vous est possible d’étudier vos processus pour vous assurer qu’ils sont bien alignés sur le besoin et qu’ils créent de la valeur ajoutée pour vos clients. Il ne faut pas oublier les fournisseurs de votre processus car si vous ne sécurisez pas les éléments d’entrée, les éléments de sortie ne seront pas pertinents.

Avec la cartographie détaillée de votre processus, vous serez en capacité d’identifier les indicateurs actionnables à suivre au quotidien pour piloter vos actions et garantir une performance durable.

Animer et emmenez votre équipe

Une fois que votre territoire et maîtrisée et que vous avez aligné votre contribution sur les besoins de vos clients, vous pourrez lancer le troisième pilier qui consiste à animer et emmenez votre équipe pour aligner vos actions quotidiennes sur le besoin client grâce à la création par l’équipe d’un management visuel installé au cœur du territoire.

Concrètement cela repose sur une réunion flash de cinq minutes autour de ce management visuel qui devient un rituel quotidien qui se joue debout : il est l’occasion pour vous et vos équipes d’échanger en toute transparence sur les écarts aux résultats, sur les problèmes à résoudre et sur les actions en cours.

Cette réunion quotidienne de cinq minutes est aussi l’occasion de mobiliser vos équipes avec énergie et enthousiasme. L’animation doit également permettre d’impliquer et de développer l’autonomie de votre équipe dans cette optique. C’est à vos collaborateurs d’alimenter et de mettre à jour le management visuel avant la réunion. Il est également essentiel que vous donniez régulièrement la responsabilité d’un sujet à tour de rôle à vos collaborateurs pour qu’au fil du temps l’équipe devienne totalement autonome. Ainsi le jour où vous serez absent la réunion pourra-t-elle se dérouler comme à l’accoutumée et le niveau de performance attendu sera maintenu.

Déléguer la résolution des problèmes simples

Le quatrième pilier du lean manager porte sur la délégation de la résolution des problèmes simples.

En effet, si le flash de cinq minutes permet d’échanger sur les problèmes rencontrés, l’objectif n’est pas de les traiter dans l’immédiat.

Tous les problèmes rencontrés font l’objet d’une visite sur le terrain pour observer et identifier la cause racines : si la solution est facile à mettre en place, elle sera actionnée rapidement ; en revanche si elle nécessite une petite étude une taskforce sera constituée pour suivre une méthode de résolution de problème. Votre rôle de lean manager est d’apporter des outils et de la méthodologie et de faire monter en compétences vos collaborateurs sur leur utilisation.

Piloter le plan de progrès

Enfin le cinquième pilier consiste à piloter le plan de progrès

Dans la mise en œuvre du plan de progrès, l’idée n’est plus d’agir en réaction aux petits problèmes du quotidien : l’enjeu ici est de travailler sur les améliorations de rupture qui répondent aux enjeux stratégiques de votre entreprise en alignement avec la vision.

 

A vous de jouer…